Susanna’s Praxistipps – Einrichten einer Buchhaltung

Alexandra will sich selbständig machen und hat mich gefragt, wie sie ihre Unterlagen, Belege bereitstellen soll. Sie möchte möglichst wenig Zeit für die Administration verwenden.

Zu Beginn kann eine einfache Buchhaltung ausreichend sein. Das Handwerkszeug zum Führen der doppelten Buchhaltung kannst du dir leicht aneignen, erkläre ich ihr. Untenstehend meine Tips und Tricks für angehende selbständig Erwerbende.

A) Erste Schritte

• Suche nach einer Software, die einfach zu bedienen ist.
• Besuche einen Kurs für die doppelte Buchhaltung und oder suche eine Fachperson auf, welche dich spezifisch in deine Buchführungs-Fragen einführen kann. Du sparst dir viel Geld und Umtriebe.
• Erstelle ein Budget und überlege dir gut, wieviel Geld du im ersten Jahr benötigst.
• Überlege dir, welche Rechtsform sinnvoll ist, GmbH oder Einzelfirma. Gründerinnen wollen oftmals keine Firma gründen, weil sie das Gründungskapital von CHF 20’000 nicht ausgeben wollen oder da sie sich dafür fürchten eine doppelte Buchhaltung führen zu müssen. Das Gründungskapital steht jedoch auf dem Geschäftskonto zur Verfügung, sobald die Firma im Handelsregister eingetragen ist. CHF 20’000 sind rasch aufgebraucht. Das gilt für Einzelfirma und GmbH. Die einfache Buchhaltung und die doppelte Buchhaltung sind sehr ähnlich zu handhaben. Siehe dazu mein Blog „Einfache Buchhaltung – Doppelte Buchhaltung“.

B) Rechnungen an Kunden schreiben

• Ausgangsrechnungen – Rechnungen an Kunden schreiben. Für die Rechnungsstellung – Leistungserfassung gibt es gute Software, z.B. Banana (banana.ch), Flexbüro (Bachmann Support GmbH), Smartbusiness und Pebe Live.
• Zu Beginn kannst du die gearbeiteten Stunden auch in Excel erfassen. Wichtig, alles auf einer Tabelle festhalten. Wenn du die Rechnung schreibst, kannst du die Tabelle nach Kunde/Kundin sortieren und erhältst so auf einfache Weise die gearbeiteten Stunden.

C) Beispiel einer Zeiterfassung mit Hilfe von Excel

Susanna’s give avways „Zeiterfassung – Leistungs-Erfassung mit Hilfe von Excel“

D) Überblick über die Ausgaben behalten

E) Einkaufen bei Lieferanten

• Kaufe wenn möglich gegen Rechnung ein. Achte darauf, dass die Rechnung auf deine Firma ausgestellt ist.
• Lasse die Buchhaltung von einer Fachperson einrichten.
• Richte ein Bankkonto oder Postfinance Konto ein für dein Geschäft – dann sind Privat und Geschäft klar getrennt. Postfinance beispielweise bietet Rabatt für Gründerinnen und Unternehmerinnen und erlässt dir im ersten Geschäftsjahr die Kontoführungsgebühren.
• Kontiere deine Belege, wenn möglich selbst.

F) Geschäftskreditkarte oder eigene Zahlungsmittel

• Eine Geschäftskredit-Kreditkarte lohnt sich dann, wenn viele Abonnementsgebühren anfallen (Linked-in Abo, Software-Lizenzen weitere regelmässige Belastungen, bei welchen ein Zahlungsmittel hinterlegt werden muss).

G) Barauslagen – Geschäftsspesen

• Barauslagen sind Spesen und Kosten, welche zu Lasten deiner privaten Kreditkarte, gegen Bar und oder mittels eigener EC-Karte bezahlt wurden – nur geschäftliche Kosten.
• Verbuche und kontiere deine Kosten fürs Geschäft, wenn immer möglich selbst und erstelle monatlich einen Auszahlungsbeleg – Beispiel eines Auszahlungs-Belegs zum Herunterladen. Susanna’s give avways.
• Hefte die Quittungen an den Spesenbeleg.
• Überweise den Betrag pro Beleg auf dein Privatkonto.

H) Löhne – Lohnzahlung

• Lohnzahlung für die Inhaberin: Erstelle Ende Jahr erstmals eine Lohnabrechnung, während des Jahres kannst du dir einen fixen Betrag mittels eines Dauerauftrags überweisen.
• Falls du Hilfe von Mitarbeitenden benötigst (zuerst einmal auf Abruf im Stundenlohn?), lohnt es sich die Lizenz für ein preiswertes Online-Lohnprogramm zu erwerben, z.B. Easy-Salary. Diese Programme unterstützen dich beim Berechnen der Abzügen und du erhältst die Sicherheit, dass alles korrekt berechnet wurde.

Noch Fragen? Alexandra wirkte nach diesem Vortrag etwas geknickt. Muss ich das alles Lernen, sagte sie zu mir. Ja, du darfst Neues lernen, macht doch Spass oder, entgegnete ich ihr.

Wenden Sie sich vertrauensvoll an mich: Ich finde für Sie einen praktikablen, effizienten und zeitsparenden Weg, damit Sie mehr Zeit für Ihre Kunden haben

Susanna Keller

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